À compter de janvier 2022, la certification process QUALIOPI remplacera le DATADOCK. Elle s’avèrera donc obligatoire pour bénéficier des fonds mutualisés. Si vous disposez d’une structure de formation ou si vous projetez d’en créer une, il vous faudra obtenir la certification QUALIOPI. À quoi sert-elle exactement ? Comment l’obtenir ? En combien de temps ? On vous dit tout !
QUALIOPI : la certification qualité des centres de formation
La certification QUALIOPI atteste de la qualité des prestataires d’action qui contribuent au développement des compétences. Selon la loi n°2018-771 du 5 septembre 2018, elle ne peut être délivrée que par les organismes certificateurs reconnus par le COFRAC. Si vous dirigez un CFA, il convient donc de s’intéresser à ce que propose SI Consulting et son équipe d’experts au service des organismes de formation. Cette certification vous donnera accès aux fonds de financements publics ou mutualisés délivrés par les OPCO, la Caisse des Dépôts et consignations, les Régions, Pôle emploi ou l’Agefiph.
Les avantages de la certification QUALIOPI
La certification QUALIOPI est avant tout un gage de qualité que vous pouvez faire valoir auprès de vos apprenants en CFA et des organismes de financement. Vous êtes d’ailleurs autorisé à l’afficher au sein de votre établissement après son obtention. Cette certification vous permet également de mieux vous positionner sur le marché. Votre établissement de formation est reconnu capable de satisfaire et de gérer l’expérience des étudiants. Ainsi, l’obtention de la certification QUALIOPI garantit la pérennisation et l’image de votre CFA.
Les critères d’évaluation pour obtenir la certification QUALIOPI
Vous l’aurez compris, la certification QUALIOPI ne peut être obtenue qu’à la fin d’un long processus. L’audit se fera sur la base de 7 critères d’évaluation, dont les conditions d’information du public sur les formations et prestations proposées. Le second critère porte sur l’identification des objectifs des prestations et leur adaptation au public. Le troisième critère est axé sur l’adaptation du CFA vis-à-vis des apprenants, les modalités d’accueil, l’accompagnement, le suivi ou encore l’évaluation.
Le quatrième critère d’évaluation concerne l’adéquation des moyens techniques et pédagogiques en fonction des prestations proposées. Le cinquième critère porte quant à lui sur la qualification et sur le développement des compétences du personnel chargé de la mise en œuvre des cours. S’en suit le sixième critère, qui se base sur l’inscription et sur l’investissement du CFA sur le plan professionnel. Enfin, le dernier critère porte sur le recueil, ainsi que la prise en compte des réclamations et des appréciations des clients par rapport aux prestations fournies.
Quelle démarche pour obtenir cette certification ?
L’octroi de la certification QUALIOPI est réalisé à l’issue d’une longue démarche, bien différente du système Datadock. Le processus est en effet ici beaucoup plus rigoureux et plus coûteux, ce qui nécessite beaucoup d’investissement de la part de l’organisme de formation. Ce n’est donc pas un hasard si de nombreux centres de formation se font accompagner dans cette démarche. Cette dernière débute en effet par un travail de préparation à la certification qui se déroule sur au moins 3 mois. Cette phase sera axée sur les pratiques qualités. Les tâches consistent à les formaliser, les partager, les appliquer et les prouver.
La seconde étape sera axée sur le travail de fond et sur la préparation de la certification. Le consultant reste à vos côtés et vous donne des conseils sur mesure. S’en suit l’audit à blanc qui vous permettra d’anticiper la situation, en vue du jour de l’audit. Ce jour-là, vous serez bien évidemment accompagné par votre consultant. Toutefois, ce dernier ne pourra pas répondre aux questions du certificateur.
Comment choisir son cabinet d’accompagnement en vue d’une certification QUALIOPI ?
Dans le cadre d’un accompagnement pour l’obtention de la certification QUALIOPI, il faut déjà savoir que certains cabinets proposent également des formations. Leurs prestations se révèlent intéressantes toutefois, il faudra bien distinguer l’activité de conseil et d’accompagnement des sessions de formation, à la mise en place des labels qualité au sein de votre organisme de formation.
Quoi qu’il en soit, prenez le temps de comparer les offres de différents consultants. Privilégiez alors ceux qui tiennent compte de vos besoins et de vos problématiques. Un conseil : mieux vaut se fier aux organismes qui proposent un devis clair, détaillé et adapté à vos attentes. Évitez notamment les offres qui se présentent sous forme de « pack » ou de solutions « tout-en-un ».
Le temps nécessaire pour l’octroi de la certification QUALIOPI
Compte tenu de la complexité du processus, l’obtention de la certification QUALIOPI ne se fera pas du jour au lendemain. Cette démarche prend du temps, puisqu’il faut à peu près 1 à 6 mois pour qu’elle aboutisse.
Les éventuels cas de non-conformité seront présentés à la restitution de l’audit. On parle alors de non-conformité mineure ou majeure, selon la prise en compte d’un ou de plusieurs indicateurs. Les cas de non-conformité feront alors l’objet d’une correction sur la base d’un plan d’action. Les cas de non-conformité mineure doivent être corrigés dans un délai de 3 mois. L’organisme de formation dispose par ailleurs de 6 mois pour régler les éventuels cas de non-conformité majeure. Bien évidemment, en l’absence de non-conformité, la délivrance de la certification sera nettement plus rapide.
Quel est le processus en cas de non-conformité ?
Une fois l’audit achevé, vous recevrez le rapport émis par l’auditeur. Les fiches qui vous sont transmises mentionnent tous les écarts constatés. Ils y seront formulés de manière factuelle pour que l’organisme de formation puisse les comprendre et les résoudre. Une fois les actions correctives réalisées, l’auditeur réceptionne vos réponses en vue de mettre le dossier à jour.
Attention, en ignorant les cas de non-conformité, la démarche de certification peut être suspendue. En effet, la certification QUALIOPI ne peut être octroyée qu’à la suite de la réception des mises en conformité. À ce stade, si l’auditeur doute de la véracité des éléments de preuve, il se réserve le droit de réaliser un complément d’audit. Toutefois, notez que 95% des organismes de formation qui aspirent à la certification QUALIOPI réussissent leur démarche. L’auditeur se doit d’être transparent, objectif et impartial lors de l’évaluation des processus, en conformité avec les exigences du référentiel.